Wenn Recruiting Chefsache ist und das gar nicht so schlimm ist

Viele unserer Kunden stehen vor derselben Herausforderung: Sie wollen neue Mitarbeitende gewinnen, haben aber keine eigene Personalabteilung. Kein HR-Team, keine Recruiter, keine Leute, die sich „hauptberuflich“ um Stellenanzeigen, Bewerbungsgespräche und Employer Branding kümmern.

Und jetzt? Hände in den Schoß legen? Auf bessere Zeiten hoffen?

Natürlich nicht.

Die gute Nachricht: Gutes Recruiting funktioniert auch ohne Personalabteilung. Man braucht kein Konzernbudget, keinen KI-Chatbot und kein 8-köpfiges HR-Team. Was man braucht, sind: ein klarer Prozess, ein bisschen Mut zur Sichtbarkeit und ein paar Werkzeuge, die wirklich helfen.

In diesem Artikel zeigen wir euch, wie ihr als kleines oder mittelständisches Unternehmen auch ohne große Personalstruktur passende Bewerber gewinnt. Klar und einfach umsetzbar.

1. Wer ist eigentlich verantwortlich? Zuständigkeiten klären, bevor es losgeht

In vielen kleinen Betrieben läuft es so: Der Chef sieht den Engpass, schreibt eine Anzeige, telefoniert, führt Vorstellungsgespräche und ärgert sich, dass niemand passt. Parallel dazu: 100 andere Aufgaben, kaum Zeit, keine Struktur.

Deshalb der erste Schritt: Verantwortlichkeiten definieren.

Diese Rollen sind wichtig, auch wenn es nur 2-3 Personen sind:

Tipp: Selbst wenn nur zwei Personen beteiligt sind, klärt vorher, wer was übernimmt. Das spart Zeit und Nerven.

2. Ohne Plan kein Ergebnis: Ein einfacher Recruiting-Prozess für kleine Teams

Ihr braucht kein digitales Bewerbermanagementsystem für 50.000 Euro im Jahr. Aber ihr braucht Struktur, sonst verliert ihr Bewerbungen oder reagiert zu spät.

Unser Vorschlag: Recruiting in 5 Phasen

1. Bedarf erkennen
   • Welche Stelle wird frei? Was fehlt dem Team konkret?
   • Welche Aufgaben sollen übernommen werden?
   • Was darf es kosten?
2. Stelle formulieren
   • Wer passt ins Team? Welche Kompetenzen sind wirklich nötig?
   • Welche Sprache versteht die Zielgruppe?
3. Stellenanzeige veröffentlichen
   • Passende Kanäle wählen (mehr dazu weiter unten)
   • Eine klare Handlungsaufforderung (”Jetzt bewerben”)
   • Klare Kontaktperson
4. Bewerbungen bearbeiten
   • Rückmeldungen innerhalb von 24 Stunden
   • Telefonat oder kurzes Videogespräch zur Vorauswahl
5. Gespräch, Entscheidung, Start vorbereiten
   • Auswahlgespräch
   • Entscheidung & Zusage
   • Schnelles, wertschätzendes Onboarding

3. Sichtbarkeit ohne riesen Budget: Wo ihr posten solltet und wo nicht

Viele Unternehmen setzen immer noch auf Jobportale, die früher mal funktioniert haben und wundern sich, dass kaum Bewerbungen kommen. Oder sie posten bei Facebook und erwarten Wunder.

Deshalb: Wen sucht ihr und wo halten sich diese Menschen auf?

Übersicht: Zielgruppe & sinnvoller Kanal

Wichtig: Nicht überall posten, sondern dort, wo eure Zielgruppe auch wirklich unterwegs ist. Ein Handwerksbetrieb braucht kein LinkedIn-Profil, wenn dort niemand der Zielgruppe aktiv ist.

4. Gute Anzeige, bessere Wirkung: So schreibt ihr Texte, die Menschen ansprechen

Hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Viele Anzeigen klingen nach Behörde. Dabei geht es auch anders: nahbarer, verständlicher und ehrlicher.

So baut ihr eine Anzeige auf, die funktioniert:

1. Klarer Einstieg Beispiel: „Du bist lieber draußen als im Büro? Dann haben wir den passenden Job für dich.“
2. Aufgaben konkret beschreiben Keine Floskeln. Statt „abwechslungsreiche Tätigkeiten“ lieber: „Du verlegst Rohre, sicherst Baugruben und sorgst dafür, dass alles trocken bleibt.“
3. Das bringst du mit Ohne überzogene Erwartungen. „Ein Führerschein ist hilfreich aber nicht alles. Bei uns zählen Einsatz, Teamgeist und ein ehrlicher Umgang.“
4. Das bieten wir dir Nur das, was ihr wirklich einlöst. „Feste Arbeitszeiten, familiäres Team, pünktlicher Lohn.“
5. Kontakt und Handlungsaufforderung Beispiel: „Klingt gut? Dann ruf an, schreib bei WhatsApp oder schick uns deinen Lebenslauf, ganz wie du willst.“

5. Bewerbung per WhatsApp? Ja, aber richtig!

Viele schrecken vor unkonventionellen Wegen zurück, dabei sind genau die oft der Schlüssel zum Erfolg. Einfach, schnell, ohne Hürde, das ist heute oft entscheidend.

WhatsApp-Bewerbung kann so aussehen:

• Bewerbung über ein Firmenhandy oder WhatsApp Business
• Kurzes Formular mit 3 Fragen: „Name, gewünschte Stelle, Berufserfahrung“
• Automatische Bestätigung: „Danke, wir melden uns innerhalb von 24 Stunden.“
• Gespräch per Video oder Telefon, ohne Papierkrieg

Wichtig: DSGVO beachten, klare Prozesse, kein Chaos im Chat.

6. Vorstellungsgespräche, die nicht nach Verhör klingen

Viele Gespräche scheitern nicht an der Eignung, sondern an der Atmosphäre. Wer nervös ist, redet wenig. Wer das Gefühl hat, beurteilt zu werden, zeigt keine Stärken.

Deshalb unser Tipp: Führt das Gespräch so, wie ihr selbst angesprochen werden wollt.

Gute Fragen sind z. B.:

• „Aus welchen Gründen möchtest du bei uns arbeiten?“
• „Was weißt du bereits über unser Unternehmen?“
• „Was sind deine beruflichen und persönlichen Ziele?“
• “Was können wir von dir lernen?”

Ein Gespräch ist keine Prüfung. Es ist ein Kennenlernen.

7. Absagen sind auch Kommunikation

Viele kleine Betriebe melden sich gar nicht, wenn sie jemanden ablehnen. Und genau da liegt der große Vorteil für euch.

Deshalb: Kurze, ehrliche Rückmeldung, wertschätzend formuliert, auch bei Absagen.

Beispiel: „Danke für dein Interesse. Leider passt es aktuell nicht ganz, aber wir wünschen dir alles Gute für deinen weiteren Weg, vielleicht sehen wir uns ja nochmal.“

8. Der erste Arbeitstag: Bleibt der positiv in Erinnerung?

Der Start ist entscheidend, gerade bei kleinen Betrieben, wo es keine große HR-Struktur mit Willkommensmappe oder Willkommenbox gibt.

Unser Vorschlag für ein gelungenes Onboarding:

• Der Arbeitsplatz ist vorbereitet
• Kurzer Ablaufplan (Wer zeigt was? Wer ist Ansprechperson?)
• Begrüßung im Team (nicht zwischen Tür und Angel)
• Erstes kleines Projekt oder Aufgabe, um ins Tun zu kommen

Was zählt: Menschen wollen ankommen. Wer sich ab Tag 1 gut aufgehoben fühlt, bleibt länger.

Fazit: Recruiting ist keine Frage der Größe

Ihr braucht keine HR-Abteilung, um Menschen zu gewinnen. Ihr braucht Klarheit, Struktur und den Mut, euch zu zeigen. Und das kann gerade im Mittelstand sogar ein Vorteil sein:

• Schnelle Entscheidungen statt Bewerbungsmarathon
• Direkte Kommunikation statt standardisierter Prozesse
• Persönlichkeit statt Hochglanz-Fassade

Wenn ihr eure Werte lebt und ehrlich kommuniziert, findet ihr auch die Menschen, die zu euch passen. Nicht mit Perfektion, sondern mit Persönlichkeit.

Checkliste: Recruiting im kleinen Team, so klappt es

🔲 Zuständigkeiten im Team klären

🔲 Stelle konkret formulieren

🔲 Zielgruppen-Ansprache anpassen

🔲 Passende Kanäle auswählen

🔲 Anzeige klar, ehrlich und verständlich schreiben

🔲 Bewerbungen innerhalb von 24h bearbeiten

🔲 Gespräche auf Augenhöhe führen

🔲 Wertschätzendes Onboarding vorbereiten

Bereit, den ersten Schritt zu machen?

Ihr müsst nicht alles perfekt machen. Aber ihr müsst anfangen.

Wenn ihr möchtet, unterstützen wir euch gern mit einem ehrlichen Blick auf eure Karriereseite, eure Anzeigen oder bei eurer nächsten Recruiting-Kampagne, auch ohne große HR-Struktur.